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Wenn Sie Ihre elektronische Buchführung, sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen oder beides in ein Land außerhalb der EU verlagern möchten, müssen Sie dies beantragen. Das gilt auch, wenn Sie Teile der elektronischen Buchführung oder Aufzeichnungen verlagern möchten.
Als Inhaberin oder Inhaber eines Unternehmens können Sie ihrer elektronische Buchführung ins Ausland verlagern. Dies müssen Sie jedoch in manchen Fällen beantragen.
Ob ein Antrag nötig ist, hängt von dem Staat ab, in den Sie Ihre elektronische Buchführung oder Teile davon verlagern möchten:
- ohne Antrag: EU-Mitgliedstaaten
- mit Antrag: Staaten außerhalb der EU
Ihr Antrag muss Folgendes enthalten:
- Standort des Datenverarbeitungssystems im Ausland:
- vollständige Anschrift,
- gegebenenfalls abweichender Firmenname,
- Anschrift eines beauftragten Dritten
- detaillierte Beschreibung der für die Verlagerung vorgesehenen
- elektronischen Bücher und
- sonstigen erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen
Sie können Ihre elektronische Buchhaltung nur verlagern, wenn dadurch die Besteuerung nicht beeinträchtigt wird. Sie müssen also sicherstellen, dass Sie weiterhin alle Ihre steuerlichen Pflichten erfüllen. Dazu gehören:
- die allgemeinen Mitwirkungspflichten im Besteuerungsverfahren
- die einschlägigen Ordnungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
- die Auskunfts- und Vorlagepflichten
Sie müssen den Zugriff des Hauptzollamts auf Ihre Daten sicherstellen. Dafür müssen Sie die Daten ohne Zeitverzug lesbar machen.
Als Steuerpflichtige oder Steuerpflichtiger müssen Sie Ihre Daten so vorlegen, dass bei einer zulässigen Einsichtnahme in die steuerlich relevanten Datenbestände keine gesetzlich geschützten Bereiche berührt werden. Das könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie einen rechtsberatenden und steuerberatenden Beruf ausüben.
Standortänderungen müssen Sie ohne Zeitverzug mitteilen.
Beantragen Sie die Verlagerung sowohl für den Bereich der Steuerverwaltung als auch für den Bereich der Zollverwaltung, müssen Sie zwei getrennte Anträge stellen:
- beim Finanzamt und
- beim Hauptzollamt.
Buchführung in Papierform dürfen Sie nicht ins Ausland verlagern.
Konzerne mit mehreren Tochtergesellschaften müssen für jede Gesellschaft einen gesonderten Antrag stellen.
- Ihr Unternehmen ist in der Vergangenheit seinen steuerlichen Pflichten nachgekommen. Das Finanzamt oder Hauptzollamt muss davon ausgehen können, dass sich dies auch nach Verlagerung der elektronischen Bücher ins Ausland nicht ändern wird.
- Sie befolgen die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD)
Wenn Sie Ihre elektronische Buchführung innerhalb der Europäischen Union verlagern wollen, ist kein Antrag erforderlich.
Wenn Sie Ihre elektronische Buchführung in ein Drittland verlagern möchten, können Sie den Antrag online beziehungsweise formlos per E-Mail oder per Post stellen.
Um die Verlagerung der elektronischen Buchführung zu beantragen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Online:
- Rufen Sie das Zoll-Portal auf.
- Um das Zoll-Portal nutzen zu können, müssen Sie sich einmalig registrieren.
- Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten für ELSTER (Elektronische Steuererklärung) an.
- Wenn Sie noch kein ELSTER-Konto haben, müssen Sie sich dafür einmalig separat registrieren.
- Rufen Sie die Dienstleistung "Verlagerung der Buchführung" im Menüpunkt „Dienstleistungen“ auf.
- Füllen Sie den Antrag aus und machen Sie darin Angaben zu folgenden Punkten:
- die elektronischen Bücher, die ins Ausland verlagert werden sollen, sowie die sonstigen elektronischen Aufzeichnungen und Unterlagen
- die Dienstleistung beziehungsweise die Dienstleistungsbereiche der Buchführung, die verlagert werden, soweit diese verlagert werden
- das für die Verlagerung gewählte Verfahren
- den Zeitpunkt der Verlagerung
- den genauen Standort des Datenverarbeitungs- und Buchhaltungssystems
- bei Beauftragung einer dritten Person:
- deren Name und
- Anschrift
- Schicken Sie den Antrag an das Hauptzollamt, das am Sitz Ihres Unternehmens zuständig ist. Gegebenenfalls fordert das Hauptzollamt weitere Unterlagen oder Nachweise von Ihnen an.
- Sie erhalten einen elektronischen Bescheid über die Entscheidung zu Ihrem Antrag.
E-Mail und Post:
- Verfassen Sie den Antrag und machen Sie darin Angaben zu folgenden Punkten:
- die elektronischen Bücher, die ins Ausland verlagert werden sollen,
- sowie die sonstigen elektronischen Aufzeichnungen und Unterlagen
- das für die Verlagerung gewählte Verfahren
- den Zeitplan der Verlagerung
- den genauen Standort des Datenverarbeitungs- und Buchhaltungssystems
- bei Beauftragung einer dritten Person:
- dessen Name und
- Anschrift
- die elektronischen Bücher, die ins Ausland verlagert werden sollen,
- Schicken Sie den Antrag an das Hauptzollamt, das am Sitz Ihres Unternehmens zuständig ist. Gegebenenfalls fordert das Hauptzollamt weitere Unterlagen oder Nachweise von Ihnen an.
- Sie erhalten einen Bescheid über die Entscheidung zu Ihrem Antrag.
Es gibt keine Frist.
Es fallen keine Kosten an.
Es gibt keine Hinweise oder Besonderheiten.
- Erforderliche Unterlage/n
Sie müssen keine zusätzlichen Unterlagen einreichen. Sie können dies jedoch tun, wenn die Unterlagen für die Antragsbearbeitung hilfreich sind.
- § 146 Absätze 2a und 2b Abgabenordnung (AO)
- § 147 Abgabenordnung (AO)